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La Firma elettronica avanzata di Kindertap, abbinata ai Form, offre un cambio di paradigma rendendo il processo di compilazione e accettazione di modulistica, molto più efficiente e rapido; questo permette un abbattimento di costi e sforzi necessari a gestire l'intero iter.

Tra i tanti vantaggi della Firma elettronica avanzata di Kindertap si evidenziano:

• compilazione e accettazione da parte dell'utente vengono gestite in modalità totalmente elettronica
• invio e catalogazione dei documenti firmati sono automatizzate
• si può contare sulla piena validità legale dei documenti firmati (normativa eIDAS Europea)
• ottenere due informazioni importanti e a volte necessarie:
  • provare l'identità di chi ha compilato il modulo
  • provare he ciò che l'utente ha compilato e accettato, non è stato alterato nel tempo

Per fare un esempio, un form relativo all'iscrizione o alla delega del ritiro del bambino può richiedere la Firma elettronica per garantire la validità dei dati compilati; un questionario sul gradimento del servizio offerto, invece, può essere privo di Firma elettronica in quanto non necessaria.

Come avviene il processo di Firma elettronica

il processo di firma elettronica è molto semplice:

• l'utente accede al form
• terminata la compilazione compare il PDF con tutti i dati che ha inserito
• a questo punto Kindertap invia n SMS con un OTP da digitare a video
• il PDF firmato dall'utente viene catalogato da Kindertap unitamente al form
• Kindertap cataloga anche un file di audit; ovvero un file che riepiloga le operazioni compiute dall'utente durante la compilazione (questo file conferisce la validità legale della firma raccolta)
• se l'utente abbandona il processo di firma dopo aver compilato il form, riceverà da Kindertap dei promemoriache lo inviteranno a concludere l'accettazione

Abilitare la Firma elettronica

Se non è mai stata utilizzata la firma elettronica di Kindertap, è necessario acettare la delega ad ultreriore responsabile del tratamento per il provider a cui Kindertap si appoggia per la gestione della firma elettornica.

I passaggi da seguire sono:

• accedere al menu Privacy/Sicurezza, alla sottovoce Centro privacy
• all'interno del box Ulteriori responsabili del trattamento individuare il riquadro relativo alle Funzionalità Firma elettronica
• premere su Abilitato

N.B. questa operazione può essere effettuata solo da un utente amministratore

Impostare la Firma elettronica nei Form

Analogamente a quanto può avvenire su carta, anche la firma elettronica può prevedere due firmatari (ovvero le persone che accettano quanto compilato nel form).

Per impostare il firmatario:

• accedere al menu Form e selezionare il sottomenu Modelli:
• Individuare per quale form si desidera prevedere la firma elettronica e selezionarlo
• selezionare il tab Impostazioni
• selezionare la checkbox Abilita la firma elettronica avanzata
• selezionare il tab Modello
• identificare il firmatario posizionandosi nel blocco adulto relativo al primo genitore
• impostare la selezione Firma elettronica: soggetto firmatario e verificare che questo blocco contenga i campi (sempre obbligatori)
  
  • Nome
  • Cognome
  • Recapiti telefonici
  • Email
• se si desidera prevedere anche la firma del secondo genitore, selezionare il realtivo blocco ed eseguire la medesima operazione del primo
• per ogni firmatario inserire un blocco anche generico e trascinare con il drag & drop i campi di Firma soggetto 1 e Data firma soggetto 1 (gli stessi anche per il firmatario 2 in caso di doppio firmatario)

N.B. blocchi con i campi firma possono essere aggiunti anche più volte all'interno del Form

Aggiungere allegati da firmare assieme al Form

Kindertap offre un ulteriore aiuto sulla gestione dei Form che prevedono documenti allegati; capita spesso che gli allegati condivisi con l'utente siano parte integrante del form stesso, o che l'utente carichi la copia dei documenti di riconoscimento.

Per attribuire valore legale sia ai dati inseirti dall'utente che al contenuto degli allegati, è necessario che l'utente firmi il PDF completo di tali informazioni. Ad esempio, per ottenere questo risultato:

• aggiungere al form una Casella a spunta
• all'interno del Nome del campo inseriamo una frase che spiega cò che l'utente sta confermando con la spunta
• aggiungere un elemento di tipo Allegati
• aggiungere il PDF in questo campo
• per includere il testo del regolamento che l'utente firmerà, selezioniamo l'opzione Includi il contenuto degli allegati nella stampa
• premere Salva in alto

Modificare numero di telefono o email associati al processo di firma elettronica avanzata

Nel caso l'utente firmatario abbia compilato il Form inserendo numero di telefono o email non corretti può comunque confermare l'invio del modulo (e la scuola lo può consultare alla sezione Form -> Raccolta

Per modificare il numero di telefono oppure l'email dei firmatari gli step sono i seguenti:

• accedere al menu Form -> Raccolta
• cercare il form compilato dal genitore (attenzione alla sede selezionata in alto, rispetto alle impostazioni di sede previste dal Form)
• selezionare il Form in questione
• sulla destra, nel dettaglio del Form, premere sull'icona della sezione relativa alla Firma
  • selezionare Modifica recapito telefonico firmatario 1 o 2 in base a quale dei firmatari previsti necessita di modifica
  • compare una finestra nella quale scrivere il nuovo numero di telefono (come indicato nella finestra, è necessario inserire +39 davanti al numero di telefono)
  • selezionare Modifica email firmatario 1 o 2 in base a quale dei firmatari previsti necessita di modifica
  • compare una finestra nella quale scrivere il nuovo indirizzo email
  • sempre in questa sezione è possibile notificare nuovamente il firmatario premendo Invia promemoria di firma al firmatario 1 o 2 (questo passaggio può non essere necessario in quanto il link per firmare rimane il medesimo in possesso al firmatario)

N.B. se l documento prevede due firmatari, uno dei quali ha firmato correttamente, le frasi sopra indicate sono riferite solo al firmatario che ha l'errore.