StaffL'importazione dei Form è un passaggio fondamentale per sfruttare appieno le funzionalità previste da Kindertap.
Un esempio molto semplice ma molto efficace è relativo alle iscrizioni. Se la scuola ha chiesto alle famiglie di compilare i form di iscrizione, ha la possibilità di importare automaticamente in Kindertap tutti i dati relativi a bambini, genitori e adulti in generale ed ottenere quindi un database completo senza la necessità di inserire manualmente nessun dato.
Nel dettaglio:
- Accedere al menu Form
- posizionadosi su Raccolta vengono visualizzati tutti i form raccolti
Importazione dei Form
Prima di proseguire è necessario ricordare che solo i modelli di tipo Iscrizioni consentono l’importazione dei dati in Kindertap.
Per procedere con l'import:
- spuntare la checkbox sulla riga del modulo (operazione che può essere fatta anche selezionando più moduli contemporaneamente
- in alto premere Importa
- kindertap apre una finestra con i campi:
- Sezioni in cui iscrivere il bambino: per definire in quali sedi importare i bambini (possono essere più di una)
- Consenso foto: salvo diverse specifiche, kindertap in automatico definisce il consenso Interno + Kindertap (per ulteriori informazioni consultare la guida Foto e video)
- Invio credenziali di Kindertap: per definire se al momento dell'importazione devono essere inviate le credenziali (per ulteriori informazioni consultare la guida Anagrafiche)
- Importa allegati all'interno delle anagrafiche: per scegliere se gli eventuali allegati al modulo devono essere importati automaticamente nell'anagrafica del bambino
- nella card sottostante è presente la lista dei moduli che si è scelto di importare; premere sull'icona
a fianco ad ogni modulo per accedere ad una scelta personalizzata per singolo delle voci descritte al punto precedente - premere Avvia Importazione
- Kindertap avvia l'import automatico dei dati, per ognuno dei moduli
- al termine dell'importazione una finestra di dialogo conferma il completamento dell'import
- per ogni form importato è presente l'icona
Durante il processo di importazione Kindertap può presentare una finestra deidicata al matching dei dati; Questa finestra compare quando viene rilevato un dato uguale o simile per le anagrafiche dei bambini e degli adulti.
Per fare un esempio sul matching di un bambino (valido anche per gli adulti):
- In anagrafica abbiamo un bimbo di nome Mario Rossi, nato il 05/03/2022
- in un modulo che stiamo importando abbiamo Mario Rossi, nato il 03/05/2022
- Kindertap propone una finestra che sulla sinistra mostra l'anagrafica già in archivio e sulla destra l'anagrafica che stiamo provando ad inserire
- scendendo nella finestra è presente la domanda La persona che stai inserendo è quella già presente in archivio? con due possibili scelte:
- No: (Kindertap caricherà una seconda anagrafica con i dati presenti nel modulo
- Sì, è quella in archivio: Kindertap non interverrà nell'archivio ignorando il dato che si sta importando
- in basso nella finestra troviamo la dicitura Se è quella in archivio, passa alla rettifica dei dati, automaticamente selezionata; per questa impostazione otteniamo questi due comportamenti:
- mantenendo questa chiediamo a Kindertap di mostrare nello step successivo i dati che non risultano identici nell'anagrafica, permettendoci di scegliere quale dei due mantenere
- togliendo questa selezione chiediamo a Kindertap di non mostrare la sceta sul dato differente e di mantenere i dati come sono salvati nel database
- il tasto Blocca importazione annulla il processo di import
N.B. la scelta effettuata per l'impostazione Se è quella in archivio, passa alla rettifica dei dati ha effetto per tutte le anagrafiche presenti nei modelli, sia bambini che genitori
La modalità di importazione che prevede la scelta di non selezionare la dicitura Se è quella in archivio, passa alla rettifica dei dati può risultare utile nel caso si stiano importando dei moduli con il solo obiettivo di ottenere da parte di tutti i genitori un dato aggiuntivo, da associare velocemente a tutte le anagrafiche; in casi come questo è probabile che non ci interessi la verifica dei nomi (perchè già presenti su tutti) ma il solo caricamento del nuovo dato.
Modifica di un form prima dell'importazione
Accedere a:
- menu Form
- posizionarsi su Raccolta
- selezionare il modulo che si desidera modificare
- sull'anteprima visibile a destra sono presenti dei dati che possiamo approfondire mediante Anteprima dei form
- premere Modifica
- Kindertap mostra a video le 3 card descritte in anteprima e nella card relativa ai dati compilati, premere Modifica presente nella card Versione corrente
- compare la finestra che mostra la sequenza dei blocchi compilati dall'utente; ogni campo contiene il dato inserito in fase di compilazione ed è modificabile
- procedere con Avanti attraverso tutti i blocchi
- premendo Ok all'ultimo blocco per terminare la modifica
- premere Salva in alto
- successivmente alla modifica compare a fianco al Form l'icona
A questo punto si è creata una quarta card nella scheda iniziale, denominata Versione originale, che rimane sempre salvata come possibile controverifica del dato modificato rispetto a quello originale
N.B. in fase di modifica è possibile eliminare e modificare anche gli eventuali allegati inseriti dall'utente
L'aggiornamento di un modello durante le compilazioni prevede che la scuola possa intevenire a modificare per coloro che avevano compilato prima che apportassimo la modifica per aggiustare il tiro
Le modifiche possono avvenire prima di importare il form oppure si può scegliere di importare il form e modificare successivmaente l'anagrafica. Questo dipende dal nostro obiettivo. In ogni caso il form originale non viene modificato.
Se il modello è cambiato rispetto a com'era durante la compilazione da parte del genitore, quando vado in modifica mi troverò le voci nuove che ho aggiunto, che quindi devo compilare se voglio procedere con il salvataggio della modifica.
Occhio che se l'avevamo firmato e poi lo modifichiamo va rifirmato, ma questo viene detto da un popup del sistema e vediamo se parlarne nellòa parte di firme
Un esempio di modifica potrebbe essere legato alla modifica della sede da pèarte della scuola se si è resa conto che alcuni genoitori hanno selezionato la sede sbagliata durante la compilazione. Senza richiamarli per fare tutto interviene direttamente la scuola.